Het juiste softwarepakket kiezen kan een grote uitdaging zijn, vooral omdat het selecteren van een pakket zoals ERP of CRM geen dagelijkse bezigheid is. Het besluit is echter wel van cruciaal belang voor iedere organisatie. Er zijn zeven aandachtspunten zijn bij het kiezen van een softwarepakket.

1: Creëer draagvlak

Het betrekken van de toekomstige kerngebruikers en proceseigenaren vanaf de start van een selectietraject zorgt voor betrokkenheid en draagvlak, legt Schoonderwaldt uit: “Pakketimplementaties zijn geen ICT-projecten maar businessprojecten met een zware IT-component. Draagvlak vanuit de lijnorganisatie is daarom van cruciaal belang. Bij voorkeur blijft het projectteam het gehele selectie- en implementatietraject bij elkaar. Hiermee blijven doelen, uitgangspunten, prioriteiten en gedachten achter eisen en wensen zoveel mogelijk bekend en dus overeind.”

 

2: Geoptimaliseerde bedrijfsprocessen als uitgangspunt

Vervolgens is het belangrijk om te begrijpen waar het bedrijf in kwestie precies voor staat en waar het naartoe wil: “Dat is de basis. Kijken wat er in de huidige situatie wel en niet goed gaat en daarbij de processen toetsen aan gangbare ERP- en Lean-concepten, dat geeft inzicht in het verbeterpotentieel. Hieruit ontstaan geoptimaliseerde processen. Het nieuwe pakket selecteren voor het ondersteunen van de geoptimaliseerde processen maakt het mogelijk het verbeterpotentieel ook daadwerkelijk te realiseren”, aldus Schoonderwaldt.

 

3: Onderscheidend vermogen uit eisen en wensen

Door de functionele eisen en wensen in kaart te brengen, ontstaat er een meetlat waarmee softwarepakketten met elkaar zijn te vergelijken: “Met een demonstratie door de leverancier, vanuit een werkend systeem, is te beoordelen of de beschikbare functionaliteit werkelijk te matchen valt met de specifieke werkwijze binnen de organisatie”, aldus Schoonderwaldt. Hij voegt toe dat het verstandig is eerst een korte demonstratie te organiseren om losse functionaliteiten te toetsen, op basis waarvan een shortlist wordt gemaakt: “Vervolgens kiest men voor een uitgebreide demonstratie van de belangrijkste end-to-end-processen. Dat is bijzonder effectief voor het bepalen van de best passende applicatie voor een organisatie.”

 

4: Pakket- én partnerselectie

Naast het maken van onderscheid in pakketten is het belangrijk een bewuste keuze te maken voor een implementatiepartner. Bij applicaties zoals Microsoft Business Central, Exact en SAP Business One leveren partners in veel gevallen een branche-specifieke toevoeging op de standaardapplicatie, vertelt Schoonderwaldt: “In dat geval leveren partners dus ook verschillende functionaliteiten. Bij de high end-pakketten, zoals Microsoft Dynamics 365 en SAP S/4, is het niet ongebruikelijk eerst een platform en daarna een partner te kiezen. Bij de keuze voor een partner zijn branchefocus, culturele match en de verwachtingen ten aanzien het toekomstige partnerschap belangrijke aspecten.”

 

5: Uitgebreide offerteaanvraag

“Bij de beoordeling van de offertes van leveranciers is het noodzakelijk appels met appels te kunnen vergelijken”, benadrukt Schoonderwaldt, die toevoegt dat de basis hiervoor wordt gelegd in de offerteaanvraag: “Belangrijk om goed te beschrijven zijn: scope, kengetallen van de organisatie en gewenste diensten tijdens én na de implementatie. Belangrijk om uit te vragen zijn de invulling van het programma van eisen en wensen door de leverancier, een plan van aanpak voor de implementatie, cv’s van de betrokken consultants, de aangeboden beheer- onderhoudsovereenkomst en de prijzen van producten en diensten in een voorgeschreven formaat.”

 

6: Aandacht voor contractuele voorwaarden

De leveringsvoorwaarden van een leverancier zijn met name opgesteld vanuit het belang van de leverancier, licht de ERP-expert van Mitopics toe: “Daarnaast zijn vaak niet alle relevante aspecten opgenomen. Een agile-aanpak wordt nog weleens gebruikt om verantwoordelijkheden bij de klant te beleggen. Van een professionele partner mag echter meer verwacht worden dan: alle genoemde tijdlijnen en budgetten zijn indicatief. Het is van belang dat de partner medeverantwoordelijk wordt voor het resultaat, ook zonder er direct een fixed price-project van te maken. Hierbij is het ook van belang afspraken te maken over ontbindende voorwaarden, bijvoorbeeld bij herhaaldelijk niet live kunnen, en over de aansprakelijkheid.”

 

7: Proeftuin

Aan het einde van een selectietraject blijven er meestal vragen over, waardoor behoefte aan meer zekerheid ontstaat, zegt Schoonderwaldt: “Functioneel gezien zijn er altijd onderwerpen die verder uitgediept moeten worden om zeker te stellen dat er een werkbare oplossing komt. Daarnaast is er vanuit de leverancier een analyse nodig om de tijdlijn en het budget gestand te doen.” Een zogenaamde proeftuinfase van een aantal weken is een uitstekend manier om hier tot meer zekerheid te geraken: “Het is aan te raden het succesvol doorlopen van de proeftuin als voorwaarde voor vervolg van de implementatie op te nemen. In de praktijk valt de proeftuin grotendeels samen met de analyse en de ontwerpfase van de implementatie. Hierdoor leidt een proeftuin vrijwel nooit tot extra kosten en tevens beperkt een proeftuinfase extra doorlooptijd”, onderstreept Schoonderwaldt.

 

8: Doordachte aanpak

De bovenstaande zeven stappen maken duidelijk dat een softwarepakketselectie op diverse vlakken inhoudelijke expertise vereist. Bovendien is uiteraard een weldoordachte aanpak vereist. Volgens Schoonderwaldt moeten de ‘inhoudelijk deskundigen’ van een organisatie dan ook goed de tijd om deze te formuleren, en tegelijkertijd hun bevindingen regelmatig afstemmen met de achterban: “In de praktijk blijkt het wenselijk dat deze inhoudelijk deskundigen worden gecoacht door iemand met ruime ervaring met het uitvoeren van softwarepakketselecties en -implementaties.” Het bepalen van onderscheidende eisen en wensen, het beoordelen van demonstraties en het opstellen van een offerteaanvraag en contract is immers specialistisch werk: “Coaching op deze vlakken leidt vrijwel altijd tot het beste resultaat”, besluit Schoonderwaldt.