# Waarschuwingen en fouten bij elektronische facturen verwerken

### ØDe factuur heeft een factuuropslag (€ <bedrag>) van <getal>%. Dat is hoger dan toegestaan voor deze leverancier <getal>%!

De factuur bevat een factuuropslag (<bedrag>) wat uitkomt op een percentage van (eerste <getal>) van het totaal van de factuur. Voor deze leverancier is er echter een maximum van (tweede <getal>) opgegeven voor de factuurtoeslag. Dit maximum kan je bij de stamgegevens van de leverancier terugvinden onder het tabje “elektronische facturen” bij het veld “Max. factuurtoeslag”. Standaard staat dit voor alle leveranciers op 0% (of als het niet ingevuld is wordt ook uitgegaan van 0%), dit betekend dat we voor die leverancier geen factuurtoeslag verwachten. Alle facturen met factuurtoeslag zullen daarmee dus goedkeuring van de gebruiker vereisen. Sommige leveranciers hebben echter altijd een factuurtoeslag (de technische Unie bijvoorbeeld hanteerd een factuurtoeslag voor transportkosten), door dit bij de leverancier op te geven in “Max factuurtoeslag” voorkom je dat deze waarschuwing voor iedere factuur wordt gegeven.

### ØDe inkoopfactuur bevat geen bestelreferentie, afletteren met bestellingen is niet mogelijk. Koppel zelf een bestelling aan deze factuur.

De betreffende factuur bevatten geen bestelreferentie (veld is niet gevuld). Hierdoor kon het systeem niet zelf de bestelling bij deze factuur opzoeken. Je kan deze waarschuwing oplossen door handmatig een bestelling aan deze factuur te koppelen. Je dient dan bovenin op de knop “koppel aan bestelling” te klikken en handmatig de bijbehorende bestelling te selecteren. Bestaat er geen bestelling voor deze inkoopfactuur in ENK dan kan je alleen verder met verwerken als voor deze leverancier de instelling “fact. Zonder bestelling” op Ja staat. Zie leveranciers instellingen voor meer info.

### ØDe bestelreferentie “<bestelreferentie>" is niet gevonden als bestellingen (op basis van ICFReferentie in de bestellingen tabel)! Koppel zelf een bestelling aan deze factuur.

De betreffende factuur bevatten bestelreferentie welke niet gevonden kan worden in de bestellingen tabel. De bestelreferentie is niet hetzelfde als een bestellingsnr, het is de ICMBestelRef welke aan de bestelling is meegegeven bij het elektronisch bestellen. Dit is in de bestelling opgeslagen in het veld ICFReferentie (dit kan hetzelfde zijn als het bestellingsnr als de ICMBestelref middels een datadictionary aanpassing gelijk is gemaakt aan het bestellingsnr). Standaard is dat <bestellingsnr> \ <werknr>. Op dit veld wordt gezocht naar de in de factuur opgegeven bestelreferentie. Je kan deze waarschuwing oplossen door handmatig een bestelling aan deze factuur te koppelen. Je dient dan bovenin op de knop “koppel aan bestelling” te klikken en handmatig de bijbehorende bestelling te selecteren. Bestaat er geen bestelling voor deze inkoopfactuur in ENK dan kan je alleen verder met verwerken als voor deze leverancier de instelling “fact. Zonder bestelling” op Ja staat. Zie leveranciers instellingen voor meer info.

### ØHet werk met werknr "<werknr>” kon niet gevonden worden!

Het opgegeven werknr voor de factuur of factuurregel kon niet gevonden worden in de werken tabel van ENK. U kunt dit probleem oplossen door in de werknr kolom te gaan staan en een geldig werknr in te vullen. U kunt ook het knopje met de drie puntjes gebruiken om een werknr op te zoeken.

### ØArtikelnr "<artikelnr>" niet gevonden in bijbehorende bestelling.

Deze tekst waarschuwd voor het feit dat er op de factuur een factuurrregel is gevonden met een artikelnr welke niet op de bestelling is teruggevonden. Het systeem vergelijkt de factuurregels en bestelregels op basis van artikelnr, als het artikelnr van de factuur niet exact overeenkomt met het artikelnr van de bestelling komt deze melding. In de detailgegevens van de factuur vind men een tabje “bestelregels” daarin kan men de bestelregels terugvinden welke betrekking hebben op deze factuur. Als de gebruiker de factuur toch goedkeurd zal deze melding verder worden genegeerd en kan de factuur toch worden verwerkt. Dit is een ernstige afwijking, als de gebruiker toch goedkeurt dan dient men zich wel bewust te zijn van het feit dat de inkoopfactuur afwijkt van de bestelling.

### ØEr is een (te groot) prijsverschil van <bedrag> tussen de factuurregel <bedrag> en de bestelregel <bedrag> (<aantal> x <bedrag>)!

Als de factuurregel een te groot prijsverschil heeft ten opzichte van de bestelregel dan wordt deze waarschuwing opgenomen. Het eerste bedrag is het totaalbedrag van de bestelregel. Het tweede bedrag is het bedrag dat wordt berekend door het gefactureerd aantal te vermenigvuldige met de “Inkoopprijs per afnameeenheid” van de bestelregel (dit hoeft dus niet hetzelfde te zijn als de inkopregeltotaal van de bestelregel aangezien er minder aantallen gefactureerd kunnen zijn dan we besteld hebben). Indien de twee bedragen meer als het gestelde maximum afwijken (zie setting MaxPrijsVerschilBijAfletteren) dan zal deze waarschuwing verschijnen. Indien de gebruiker de factuur goedkeurd zal deze melding worden genegeerd en kan de factuur toch worden verwerkt.

### ØDe bestelling "<bestellingsnr>" is niet nog niet ontvangen! Als u de factuur goedkeurt wordt de bestelling automatisch voor u op ontvangen gezet.

Als er een factuur wordt verwerkt waarvan de bestelling nog niet de status “Ontvangen” heeft dan volgt deze waarschuwing. Een bestelling krijgt de status “ontvangen” als de bestelling in het onderdeel “bestellingen” is opgezocht en er op de knop “ontvangen” is gedrukt (vóór het ontvangen boeken van bestellingen dient u de backorder aantallen op te geven zodat er voor deze backorder aantallen een aparte backorder-bestelling wordt aangemaakt). Als de gebruiker de factuur goedkeurd zal de factuur toch worden verwerkt en zal de bijbehorende bestelling op ontvangen worden gezet en daarna op gefactureerd (de reden dat de status ontvangen toch wordt gezet heeft te maken met de voorraadmutaties die moeten plaatsvinden). Als bestellingen niet of nauwelijks ontvangen worden geboekt kan deze waarschuwing bij alle facturen worden weergegeven. In dat geval is het zinnig om automatisch deze waarschuwing te negeren, dit kan via de setting “AutoOntvangen=Yes”, zie “Algemene instellingen Settings”.

### ØHet gefactureerde aantal <aantal> komt niet overeen met het bestelde en ontvangen aantal <aantal>

Deze melding duid op een verschil tussen het bestelde en ontvangen aantal artikelen en het gefactureerd aantal. Wellicht is er een fout gemaakt bij het ontvangen boeken van de bestelling en is men vergeten de backorders goed te registreren. In de detailgegevens van de factuur vind men een tabje “bestelregels” daarin kan men de bestelregels terugvinden welke betrekking hebben op deze factuur. Deze melding treedt alleen op als de bijbehorende bestelling de status “ontvangen” heeft. Als de bestelling nog niet “ontvangen” is dan gaat het systeem ervan uit dat de ontbrekende artikelen later nog ontvangen worden en dan krijg je een andere waarschuwing. Als de gebruiker de factuur goedkeurd dan wordt deze waarschuwing genegeerd en wordt de factuur toch verwerkt. Dit is een ernstige afwijking, als de gebruiker toch goedkeurt dan dient men zich wel bewust te zijn van het feit dat de inkoopfactuur afwijkt van de (ontvangen) bestelling.

### ØHet gefactureerde aantal <aantal> is minder dan het bestelde aantal <aantal>. Als u deze factuur goedkeurt wordt voor het restant een backorder bestelling gemaakt.

Deze melding duid op een verschil tussen het bestelde en het gefactureerd aantal. In de detailgegevens van de factuur vind men een tabje “bestelregels” daarin kan men de bestelregels terugvinden welke betrekking hebben op deze factuur. Deze waarschuwing komt alleen als de bijbehorende bestelling nog niet de status “ontvangen” heeft (zie voorgaande waarschuwing). Dit duid er meestal op dat er een nalevering voor deze bestelling komt. Als de gebruiker de factuur goedkeurt wordt deze factuur toch verwerkt en wordt er voor de ontbrekende aantallen een backorder gemaakt. Als bestellingen nooit op “ontvangen” worden gezet, kan dit een vrij onschuldige waarschuwing zijn. Deze waarschuwing is dan ook automatisch te negeren via de setting “AutoBackorderAanmaken=Yes”. De gebruikers dienen dan wel zelf de bestellingen te bewaken aangezien er dan zonder waarschuwing backorder bestellingen worden aangemaakt.

### ØHet gefactureerde aantal <aantal> overschreid het bestelde aantal <aantal>

Deze waarschuwing treedt op als het aantal van een factuurregel hoger is dan het aantal afname eenheden op de bestelling. Dit kan duiden op een probleem met de eenheid waarin besteld of gefactureerd wordt (bijvoorbeeld bij lengtes pijp, waarbij in lengtes of m1 besteld\gefactureerd kan worden). Als de gebruiker de factuur goedkeurd dan wordt deze waarschuwing genegeerd en wordt de factuur toch verwerkt. Dit is een ernstige afwijking, als de gebruiker toch goedkeurt dan dient men zich wel bewust te zijn van het feit dat de inkoopfactuur afwijkt van de bestelling.

### ØDe bestelregel met artikelnr <artikelnr> van de (ontvangen) bestelling <bestellingsnr> komt niet op de factuur voor.

Wanneer een bestelling welke de status “ontvangen” heeft een artikel bevat welke niet op de bijbehorende factuur voorkomt dan zal deze waarschuwing verschijnen. Wellicht is er een fout gemaakt bij het ontvangen boeken van de bestelling en is men vergeten de backorders goed te registreren. Als de gebruiker de factuur goedkeurt zal de factuur toch worden verwerkt. Er zal echter geen backorder worden gemaakt voor deze ontbrekende artikelen! Dit is een ernstige afwijking, als de gebruiker toch goedkeurt dan dient men zich wel bewust te zijn van het feit dat de inkoopfactuur afwijkt van de (ontvangen) bestelling.

### ØDe bestelregel met artikelnr "<artikelnr>" van de bestelling "<bestellingsnr>" komt niet op de factuur voor. Als u de factuur goedkeurt wordt voor deze regel een backorder gemaakt.

Deze waarschuwing treedt op als een nog niet ontvangen bestelling wordt gefactureerd en een artikel op de bestelling komt niet voor op de factuur. Dit duid er meestal op dat er een nalevering voor deze bestelling komt. Als de gebruiker de factuur goedkeurt wordt deze factuur toch verwerkt en wordt er voor de ontbrekende artikelen een backorder gemaakt. Als bestellingen nooit op “ontvangen” gezet worden, kan dit een vrij onschuldige waarschuwing zijn. Deze waarschuwing is dan ook automatisch te negeren via de setting “AutoBackorderAanmaken=Yes”. De gebruikers dienen dan wel zelf de bestellingen te bewaken aangezien er dan zonder waarschuwing backorder bestellingen worden aangemaakt

# Bekende fouten

### ØEr is geen BTWCode gevonden voor het BTW percentage <percentage>

In de factuur is een BTWpercentage opgenomen, het systeem heeft getracht een BTWCode in de BTWCode tabel van ENK te vinden welke overeenkomt met het percentage en is hier niet in geslaagd. Ga naar basisgegevens-BTWcodes en controleer of er een BTWCode met het opgegeven percentage bestaat, zo niet dan dient deze aangemaakt te worden alvorens deze factuur succesvol verwerkt kan worden.

### ØEr zijn meerdere BTWCodes met BTW percentage <percentage>. Geef 1 van deze BTWCodes de typering Standaard="J" zodat het systeem weet welke gebruikt moet worden.

In de factuur is een BTWpercentage opgenomen, het systeem heeft getracht een BTWCode in de BTWCode tabel van ENK te vinden welke overeenkomt met het percentage en heeft hierbij meerdere BTWCodes gevonden. Om het systeem te laten weten welke BTWCode hij dient te gebruiken moet er bij de BTWcode welke gebruikt dient te worden een “Ja”ingevuld te worden voor het veld Standaard. Ga naar basisgegevens – BTWCodes en geef de BTWCode met het opgegeven percentage, welke voor de elektronische facturen moet worden gebruikt, een “Ja” bij het veld “Standaard”.

### ØEr zijn meerdere BTWCodes gevonden voor het BTW percentage <percentage> en met typering Standaard="J", zorg ervoor dat er maar 1 BTW code bestaat voor dit percentage en de typering Standaard="J".

In de factuur is een BTWpercentage opgenomen, het systeem heeft getracht een BTWCode in de BTWCode tabel van ENK te vinden welke overeenkomt met het percentage en heeft hierbij meerdere BTWCodes gevonden. Om het systeem te laten weten welke BTWCode hij dient te gebruiken moet er bij de BTWcode welke gebruikt dient te worden een “Ja”ingevuld te worden voor het veld Standaard. Echter er zijn ook meerdere BTWCodes met het opgegeven percentage die een “Ja” hebben bij standaard. U dient ervoor te zorgen dat per percentage maar 1 BTWCode een “Ja” heeft bij “standaard”. Ga naar basisgegevens – BTWCodes en geef één BTWCode met het opgegeven percentage (welke voor de elektronische facturen moet worden gebruikt) een “Ja” bij het veld “Standaard”.

### ØHet werk "<werknr>" is gesloten, er kan niet op dit werk geboekt worden!

Het werknr dat voor deze factuur of factuurregel is gekozen bestaat wel maar is reeds gesloten. Dit is niet toegestaan, er mag niet op gesloten werken geboekt worden. Kies een ander werk of heropen het betreffende werk in het werken onderdeel.

### ØDe leverancierscode "<leverancierscode>" is niet gevonden! Controleer of u de leverancierscode goed heeft opgegeven.

De leverancierscode van de factuur is niet gevonden. De leverancierscode van de berichten en daarmee ook de facturen wordt gezet vanuit de berichten profielen. Deze fout kan onstaan als er tussen het ophalen en verwerken van de berichten iets is gewijzigd aan de leverancierscodes. De berichten zijn dan opgehaald met de “oude” leverancierscode en bij het verwerken wordt de oude leverancierscode gezocht in de tabel die dan niet meer bestaat. Dit is alleen op te lossen door rechtstreekse aanpassing in de berichtentabel. Neem hiervoor contact op met de helpdesk.

### ØKon de bestelling "<bestellingsnr>" niet bijwerken, regel met regelId <regelID> kon niet gevonden worden!

De bij deze factuur opgezochte bestelregel tijdens het verwerken bestaat nu niet meer of kon niet gevonden worden. Dit kan voorkomen als er tijdens het verwerken iemand anders in de bestellingen tabel loopt te wijzigen\verwijderen. Zorg ervoor dat niemand de betreffende bestelling open heeft staan en probeer opnieuw te verwerken.

### ØKon de bestelling met bestellingsnr "<bestellingsnr>" niet vinden.

De bij deze factuur opgezochte bestelling tijdens het verwerken bestaat nu niet meer of kon niet gevonden worden. Dit kan voorkomen als er tijdens het verwerken iemand anders in de bestellingen tabel loopt te wijzigen\verwijderen. Zorg ervoor dat niemand de betreffende bestelling open heeft staan en probeer opnieuw te verwerken.