Gebruiksvriendelijke en flexibele software

P.H. Frauenfelder is een bedrijf met een rijke historie. “Maar ook een bedrijf dat door de tijd ingehaald dreigde te worden,” vertelt directeur Dennis Endlich. “Bij mijn komst in 2000 werden praktisch alle werkzaamheden nog handmatig verricht. Een automatiseringsslag was dan ook hard nodig om concurrerend te blijven en onze klanten naar behoren te kunnen bedienen.” Inmiddels werkt Frauenfelder sinds 2003 met ENK Pro.

P.H. Frauenfelder
Tientallen jaren werd de bedrijfsvoering van P.H. Frauenfelder met de hand gedaan. Tot eind negentiger jaren het gebrek aan automatisering in toenemende mate tot in efficiency begon te leiden. Met ENK Pro heeft het installatiebedrijf nu een efficiënt systeem in huis waarmee klanten optimaal te bedienen zijn. P.H. Frauenfelder is een bedrijf met een rijke historie. “Maar ook een bedrijf dat door de tijd ingehaald dreigde te worden,” vertelt directeur Dennis Endlich. “Bij mijn komst in 2000 werden praktisch alle werkzaamheden nog handmatig verricht. De planning werd op een A4-tje geschreven. Calculaties werden met de rekenmachine gemaakt en offertes werden met de hand geschreven en daarna overgetypt. In latere jaren hadden we hier overigens wel een computer met een tekstverwerkingsprogramma voor staan. Kregen we vragen over een offerte of een werk uit het verleden, dan doken we het archief in om de bijbehorende stukken weer boven tafel te krijgen. Kortom, de oude manier van werken kostte veel dure tijd. Een automatiseringsslag was dan ook hard nodig om concurrerend te blijven en onze klanten naar behoren te kunnen bedienen.”

Gebruiksvriendelijk en flexibel
Diverse partijen werden uitgenodigd om een demonstratie van hun systemen te geven, waaronder ENK Software. Endlich: ”Wat ENK Software liet zien, sprak ons meteen aan.” Het systeem stroomlijnde onze bedrijfsprocessen en het gebruiksgemak was groot. Dat was voor ons een belangrijke vereiste, want binnen ons bedrijf was nauwelijks ervaring met automatisering. Ook de betaalbaarheid van hun oplossingen sprak aan.” John van den Assem, administrateur bij P.H. Frauenfelder voegt daar de flexibiliteit nog aan toe: “De schermindelingen waren eenvoudig op maat aan te passen. Waar nodig konden we zelf extra velden aanmaken of juist weghalen, net wat wij prettig vonden werken.”

Meedenken en meegroeien
De software staat niet los van de leverancier – of beter gezegd partner. Er is immers sprake van een langdurige samenwerking. Endlich: “De contacten met ENK Software liepen goed en gaven ons vertrouwen, ook al was de installatiewereld voor hen een nieuwe markt. Hun ervaring lag destijds meer in de bouw. We hadden kunnen kiezen voor een partner die zich in de installatiewereld al bewezen had. Maar voor ons waren die systemen te uitgebreid, te gecompliceerd en te duur. Onze voorkeur ging uit naar de modulaire opbouw van ENK Software. Klein beginnen en dan geleidelijk uitbreiden. Op die manier konden we de inhaalslag intern goed organiseren en beheersbaar houden. De consultants van ENK Software hebben ons daar goed bij geholpen. En dat doen ze nog steeds, want nieuwe ontwikkelingen blijven zich aandienen.”

Voordelen van ENK PRO
Sinds de software bij P.H. Frauenfelder B.V. geïnstalleerd is ervaart het bedrijf veel voordelen in hun werkproces.

• Meer doen met minder mensen
  Volgens Endlich was de stap van project- naar servicegericht werken zonder automatisering niet mogelijk geweest. “Servicegericht werken betekent veel offreren en snel reageren. En dat gaat met veel calculeren en veel teksten samen – alle werkzaamheden moeten namelijk duidelijk omschreven worden. Vroeger deden we dat allemaal met de hand, nu doet ENK Pro het meeste werk. We selecteren in het systeem de benodigde calculatie-elementen en het systeem zet dat automatisch om in een offerte. Waar we vroeger twee dagen aan het rekenen, schrijven en typen waren, hebben we een offerte nu in twee uur de deur uit. Die snelheid is ook hard nodig, want zowel bedrijven als particulieren vragen bij meerdere installateurs een offerte op. Er komen dus veel meer aanvragen binnen dan vroeger. Ik denk dat we zonder ENK Pro wel vijftien mensen nodig zouden hebben op kantoor. Nu blijft dat beperkt tot drie.”
• Strakke planning
  Voor de serviceafdeling – voor opdrachten die minder dan twee uur in beslag nemen – is planning een belangrijk onderdeel. Endlich: “Elke middag maken we de planning voor de volgende dag. ENK Pro koppelt de binnengekomen opdrachtbonnen aan onze “Onze voorkeur ging uit naar de modulaire opbouw van ENK Software. Klein beginnen en dan geleidelijk uitbreiden.” Een monteur dubbel boeken komt niet meer voor, het systeem meldt dat direct. Het planningssysteem koppelt de uren vervolgens aan de nacalculatie, zodat we inzicht krijgen in het kostenverloop en we waar nodig kunnen bijsturen.” Op dit moment loopt binnen het bedrijf een proef met het automatiseren van de werkbonnen. “Nu schrijven de monteurs nog handmatig een bon uit die later in het systeem ingevoerd moet worden,” licht Endlich toe. “Maar dat zal binnen afzienbare tijd volledig geautomatiseerd plaatsvinden. Hetzelfde geldt voor het materiaalverbruik, ook dat gaat in de toekomst – waarschijnlijk via tablets – geregistreerd en verwerkt worden. Zo halen we steeds meer administratieve schakels uit het bedrijfsproces.”
• Webportal biedt 24/7 informatie
  Een ander groot voordeel biedt de webportal. “De informatiebehoefte is hoog, zeker bij onze grotere klanten, en wordt steeds specifieker,” stelt Endlich. “We onderhouden tenslotte hun materialen en daar hebben ze regelmatig vragen over. Via onze webportal is alle gewenste informatie 24/7 te vinden. Offertes, bezoeken van de monteurs, de status van een gemelde storing… de complete klanthistorie is hiermee ook voor de klant inzichtelijk. Voorheen moest de klant ons hiervoor bellen of mailen, nu kan hij alles zelf tot in detail opzoeken. Klanten waarderen deze service en het scheelt onze medewerkers veel tijd.”

Toekomst
Voor de toekomst voorziet Endlich een grotere rol voor de webportal. “Communicatie gaat ook hier tweerichtingsverkeer worden, zodat klanten ook zelf actief gebruik kunnen maken van het systeem. Voor het plannen van een afspraak met een monteur bijvoorbeeld.”