Klantcase: Van der Weij

V.d. Weij Installatie kiest voor sneller en efficiënter werken met ENK Pro

Na een vooruitstrevende start met automatisering in de jaren negentig, achterhaalde de tijd het GA DOS-systeem van v.d. Weij Installatie. Na achttien jaar trouwe dienst, was de tijd rijp voor een inhaalslag. Nu geeft het moderne, op Microsoft gebaseerde ENK Pro weer snelheid en richting aan de werkzaamheden.

Van DOS naar Windows

In 1992 startte v.d. Weij Installatie met GA DOS, destijds moderne software die in nauwe samenwerking met de leverancier op maat van het bedrijf werd toegesneden. Het resultaat was een prima pakket waar het bedrijf jarenlang naar tevredenheid mee werkte. In 2002, net na de conversieslag naar de euro, stopten alle ondersteuning en updates. De software raakte allengs verouderd, waardoor onder meer de noodzakelijke koppelingen met internet en e-mail ontbraken. Een gemis dat steeds voelbaarder werd. Toch duurde het nog tot 2010 voor het bedrijf de overstap maakte naar ENK Pro. “De overstap naar een Windows-georiënteerd systeem wilden we in 2003 al maken”, licht financieel directeur Johan van der Meer toe. “Alleen ging de leverancier tijdens de implementatie failliet. In die tijd hoorden we veel verhalen over wat er tijdens de overgang van DOS naar Windows allemaal mis ging. En al konden we met ons oude DOS-pakket niet alles, het was wél stabiel. We zetten onze plannen voor een nieuw systeem dus in de koelkast. Tot er voor onze deur brand uitbrak. De brand sloeg gelukkig niet over, maar de schrik zat er wel in. Wat als…” Het was het laatste duwtje in de rug dat v.d. Weij Installatie nodig had om naar een nieuw systeem over te gaan. Een systeem waarbij het maken van back-ups naar een server op afstand automatisch geregeld is. Zodat alle gegevens ook bij calamiteiten veilig zijn.

Keuze voor de juiste leverancier

“Voor de overstap hebben we ons uitgebreid georiënteerd”, vertelt Chris Talsma, technisch directeur bij v.d. Weij Installatie. “We hebben meerdere programma’s en leveranciers onder de loep genomen. Door de jaren heen hoorden we positieve berichten over ENK Software. ENK-softwareprogramma’s zijn specifiek voor de installatiebranche ontwikkeld, dat sprak ons als eerste aan. Ze zijn gebaseerd op technologie van Microsoft, waardoor ze naadloos met Microsoft Word en Excel samenwerken. En ze hebben de vertrouwde Microsoft look and feel, zodat we er gemakkelijk mee kunnen werken. Allemaal pluspunten. We hoorden ook goede verhalen over hun bereikbaarheid en service. Belangrijk, want je gaat wel een langjarige samenwerking aan.” De contacten met ENK Software liepen goed en gaven vertrouwen om met hen de overstap te maken. Een beslissing waar Talsma geen moment spijt van heeft. “ENK Software biedt een goede prijs-kwaliteitverhouding, goede service en een helpdesk die ons geweldig ondersteund heeft.”

Inhaalslag verliep probleemloos

De implementatie van het nieuwe systeem verliep probleemloos. Talsma: “We hebben eerst proefgedraaid op een stand-alone pc om alle functies te leren kennen. Het inwerken ging snel, de software is zeer gebruiksvriendelijk. Zelfs zonder cursus wijst het zich vanzelf.” Wel hadden ze in de beginmaanden regelmatig contact met de helpdesk. “Daar hebben ze misschien wel eens gedacht ‘daar heb je ze weer, ga toch op cursus’, maar daar hebben wij nooit iets van gemerkt”, lacht Van der Meer. “Bij ENK Software speelde iedereen continu op onze wensen in. En dan doen ze nog steeds. Het serviceniveau is hoog. Niet alleen tijdens het verkoopgesprek, maar ook tijdens de implementatie en gebruik.”

Tijd- en kostenbesparende module service en onderhoud

Veel onderdelen waren een op een over te zetten van GA DOS naar ENK Pro, zoals relatiebestanden, crediteuren en leveranciers. Ook de koppeling met het administratiesysteem verliep probleemloos. “Waar we bijzonder enthousiast over zijn, is de module Service en Onderhoud”, vertelt Talsma. “We hebben zo’n 1.500 service-contracten. Dat betekent 1.500 afspraken per jaar, met name bij particulieren die overdag telefonisch moeilijk bereikbaar zijn.” De monteurs maakten zelf hun afspraken, daar waren zij (te) veel dure tijd aan kwijt. Samen met ENK Software is dit proces grotendeels geautomatiseerd.” Onze klanten ontvangen nu een afsprakenkaart met daarop het tijdstip dat onze monteur langskomt. Past dit tijdstip niet, dan kunnen ze ons bellen voor een nieuwe afspraak. Deze manier van werken bespaart kosten en is vele malenefficiënter, zónder aan klantvriendelijkheid in te boeten.” Hoe eenvoudig de nieuwe werkwijze ook lijkt, in het systeem waren hier wel aanpassingen voor nodig. “Bij een aantal klanten onderhouden we meerdere installaties”, licht Talsma toe. “Voor het systeem zijn dit meerdere servicecontracten, met eigen werkbonnen en facturen. Terwijl de monteur maar één werkbon per klant wil hebben en de klant maar één factuur. Dat hebben we aangepast, zodat de administratieve verwerking nu verloopt zoals wij dat willen.”

Doe minder, bereik meer

De slogan van ENK Software dekt de lading. Talsma: “We doen meer in minder tijd. We hebben veel minder telefoonverkeer, zodat we ons kunnen richten op ons echte werk, de technische installatie. Daar ligt onze kracht, ons vakmanschap. We kunnen veel sneller calculeren en offreren. Dat is een absolute must. Wie niet snel is, verliest de order. We kunnen digitaal offreren en factureren, een belangrijke voorwaarde van de woningstichtingen in ons klantenbestand. Hun specifieke wensen op het gebied van lay-out zijn in het systeem verwerkt. We werken met actuele prijzen, het systeem zorgt dat we up-to-date blijven. Belangrijk, want de marges zijn klein. En via de rapportagefuncties hebben we altijd inzicht in het kostenverloop, zodat we waar nodig tijdig kunnen bijsturen. ENK Pro helpt ons sneller en efficiënter te werken. De tijd die we winnen, gebruiken we om ons verder te specialiseren in duurzame oplossingen. Dát is voor ons het speerpunt voor de komende jaren.”

Toekomst

In de toekomst ziet Talsma een rol weggelegd voor een PDA. “Hiermee kunnen we werkbonnen een avond tevoren al digitaal naar onze servicemonteurs sturen. Ze hoeven dan niet (altijd) eerst naar kantoor te komen. Na terugmelding van de werkbonnen worden de gewerkte uren en gemaakte materiaalkosten direct in het systeem verwerkt. Waarna de factuur automatisch wordt opgemaakt. Een slimme werkwijze waarmee we de hoeveelheid administratieve handelingen nog verder kunnen beperken.”